Selbstorganisation

Wie organisiert man sich, den Arbeitsplatz, seine Termine, sowie die täglichen Aufgaben?

Selbstorganisation im Büro

Wie schafft man es, dass auch unerwartete Aufgaben und Zwischenfälle einen nicht aus der Ruhe bringen können?“ Eine Frage, die sich sicherlich schon jeder im Büro gestellt hat. Die Selbstorganisation stellt auch im Bereich des Desk-Sharings einen fundamentalen Bestandteil dar, um den gewünschten Erfolg zu erlangen.
Um eine solche Organisation zu bewirken, hilft es, sich selbst Routinen und ganz bestimmte Verhaltens- beziehungsweise Arbeitsweisen anzueignen. Diese und das ständige Hinterfragen führen letztendlich zu der erwünschten Verbesserung, einem leichteren Arbeitsablauf und vor allem zu einer Stressverminderung.

Die Grundlage der Selbstorganisation sollte immer zuerst die eigene Zielsetzung sein. Setzen Sie sich Tages-, Wochen-, oder auch Monatsziele und visualisieren Sie diese, damit diese Ziele im Fokus stehen.
Wenn die Ziele gesetzt sind, geht es daran, eine Routine zu entwickeln. Was zuallererst helfen kann, ist das offensichtliche zu sortieren: Alle Dinge die täglich benötigt werden, sollten griffbereit auf dem Schreibtisch bereitliegen. Alles andere braucht einen festen Platz in einem Schrank oder auch in einem Container, wo man es schnell finden kann, aber nicht permanent davon abgelenkt wird.
Sobald das offensichtliche sortiert und geordnet ist, werden im nächsten Schritt die Arbeitsaufgaben neu strukturiert:

  1. Arbeitsablauf und Arbeitsalltag werden analysiert.
  2. Verschiedene Arten von Aufgaben werden zu Gruppen zusammengefasst (z.B. Routineaufgaben, Projekte, langfristige Aufgaben). Hier sollte auch ein Puffer für unvorhersehbare Aufgaben eingeplant werden, um Überforderungen und zusätzlichen Stress zu vermeiden.
  3. Aufgrund von Punkt 1. & 2. wird eine neue Struktur für den Arbeitsalltag eingeführt.

Um den letzten Punkt erfolgreich umsetzen zu können ist es sinnvoll, sich To-Do-Listen zu erstellen. Entweder digital oder auf Papier – das muss jeder für sich selbst entscheiden. Wobei ein Vorteil der digitalen Liste ist, dass man wiederkehrende Aufgaben einfacher planen kann, da sie nicht jeden Tag oder jede Woche neu notiert werden müssen.

Selbstorganisation mit Todoist

Empfehlen können wir die App „Todoist“. Sie ermöglicht, Projekte mit Kollegen zu teilen, einzelne Aufgaben zuzuweisen und auch den Fortschritt der Team-Mitglieder nachzuverfolgen. Jede Aufgabe kann mit einer Fälligkeit und Priorität versehen werden, die man sich in einer Wochen- oder Tagesübersicht anzeigen lassen kann. Für jede erledigte Aufgabe sammelt man Karmapunkte - ein weiterer Anreiz, immer mehr Aufgaben zu erledigen und somit in seinem Karma-Level aufzusteigen.
Egal in welcher Form To-Do-Listen letztlich erstellt werden, sollten sie stets gepflegt, terminiert und aktuell sein.
Bei komplexen Aufgaben kann es daher sinnvoll sein, vorab zu überlegen, wie man sinnvoll in Unteraufgaben unterteilen und fristgerecht terminieren kann. Somit wird auch die Übersichtlichkeit gewahrt und die ist bei Selbstorganisation und To-Do-Listen das A und O.

Das wichtigste bei der Selbstorganisation ist allerdings ist, dass es kein Erfolgsrezept dafür gibt, welches garantiert gelingt. Jeder muss seine eigene Routine für sich selbst entwickeln und eine angemessene Form finden, wie am besten gearbeitet werden kann.

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