Was braucht das Büro der Zukunft?
Vom sogenannten Büro der Zukunft spricht inzwischen (fast) jeder – doch nicht alle Unternehmen können oder wollen die propagierten Konzepte rund um Digitalisierung & Co. umsetzen. Einige sehen vielleicht (noch) keine Notwendigkeit, andere fühlen sich schlichtweg überfordert und wissen nicht, wie und wo sie anfangen sollen. Fakt ist aber: Über kurz oder lang kommt kein Unternehmen daran vorbei, wenn es langfristig seine Mitarbeiter halten und als ernst zu nehmender Konkurrent im Markt mithalten will.
Doch was genau macht ein „Büro der Zukunft“ nun aus? Vor dem Hintergrund der Digitalisierung sind vor allem zwei zentrale Aspekte zu nennen, die sich verändern (müssen): die Art und Weise der Arbeit und das Arbeitsumfeld selbst. „Out“ sind längst farblose Einzelbüros, die lieblos mit Schreibtisch, Rechner und ausgedientem Bürodrehstuhl ausgestattet sind. Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben inzwischen verstanden, dass sterile Räume nicht gerade förderlich für kreatives Schaffen und produktives Vorankommen sind. 08/15-Büros sind inzwischen keine Option mehr.
PLATZ FÜR KOMMUNIKATION
Vor allem die Tatsache, dass in den meisten Unternehmen vermehrt in Projektgruppen gearbeitet wird und die Mitarbeiter dafür viel miteinander kommunizieren müssen, macht moderne Arbeitsbereiche mit Kommunikationszonen notwendig. Sich hinter verschlossenen Türen zu verschanzen, ist da mitnichten produktiv. Außerdem trägt die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander beziehungsweise die Arbeit über die Cloud wesentlich dazu bei, dass prinzipiell jeder von überall aus auf benötigte Daten zugreifen kann – ein fester, persönlicher Arbeitsplatz verliert dadurch immer mehr an Bedeutung. Inzwischen gehen viele Unternehmen sogar dazu über, dass sich mehrere Mitarbeiter bestimmte Arbeitsplätze teilen. Es versteht sich von selbst, dass die technische Ausstattung dabei stimmen muss und auch das Design der Möblierung attraktiv sein sollte.
Auch der Loungemöbelhersteller SMV aus Löhne verzichtet längst auf Einzelbüros und hat für seine Mitarbeiter eine „Communication Area“ sowie eine „Admin Area“ eingerichtet, die den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich je nach aktueller Aufgabe einen passenden Arbeitsplatz zu suchen. Rollcontainer, von denen jeder einen eigenen besitzt und die bei Nichtgebrauch an einem zentralen Ort untergebracht werden, können mit persönlichen Unterlagen gefüllt und überallhin mitgenommen werden. Doch SMV legt großen Wert darauf, stetig mehr und mehr auf die Arbeit mit Papier zu verzichten: Als einfache, aber effektive Lösung stehen allen Mitarbeitern pro Arbeitsplatz zwei Bildschirme zur Verfügung, die bequem Platz für das Arbeiten mit mehreren Dokumenten bieten. Und da es in der Communication Area viele gemütliche Sitzecken und Besprechungsbereiche aus dem eigenen Portfolio gibt, ist jederzeit Raum für produktiven Austausch genauso wie für ruhige Einzelarbeit gewährleistet. Die offen gestalteten Bereiche schaffen Raum für Kommunikation und Wissenstransfer, erleichtern die Zusammenarbeit unterschiedlicher Abteilungen und führen schneller zu den gewünschten Ergebnissen.
Und wenn es sich anbietet, darf bei SMV auch von zu Hause aus gearbeitet werden. Nicht unwichtig sind auch flexible Arbeitszeiten, die es den Mitarbeitern ermöglichen, das Arbeiten und Leben bestmöglich unter einen Hut zu bekommen. Gerade alleinerziehende Elternteile wissen ein solches Angebot sehr zu schätzen, und Arzttermine können ohne schlechtes Gewissen wahrgenommen werden. Je nach Größe des Unternehmens bieten sich aber auch betriebseigene Kindergärten an, Einkaufsmöglichkeiten oder Freizeitangebote – die sogenannte Work-Life-Balance lässt sich mit vielen unterschiedlichen
Mitteln erreichen. Das Problem, mit dem noch viele Firmen zu kämpfen haben, sind die steigenden Krankschreibungen der Mitarbeiter. Diese sind (neben individuellen Leiden) in der Regel zu einem großen Teil auf nichtergonomische Arbeitsplätze zurückzuführen und darauf, dass ungenügend Aufklärung im Rahmen eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) durchgeführt wird.
GESUND ARBEITEN
„Außer mit modernen und ergonomischen Büromöbeln versuchen wir mit einfachen, aber sehr effektiven Mitteln unseren Mitarbeitern das Thema ‚gesundes Arbeiten‘ näherzubringen“, erklärt Inge Brünger-Mylius, Geschäftsführerin bei SMV. „So sind regelmäßige Schulungen im Rahmen des BGM für uns genauso selbstverständlich wie beispielsweise Schrittzähleraktionen, die wir mit unseren Mitarbeitern und benachbarten Unternehmen durchführen und die auf unterhaltsame Art und Weise zum Bewegen motivieren. Das wird wirklich sehr gut aufgenommen!“ Nicht zuletzt sorgt auch Bürohund Sandy für ein besseres Arbeitsklima und freut sich über kleine „Gassirunden“ mit den Mitarbeitern, die
Hund und Mensch guttun.
Was inzwischen immer häufiger in privaten Haushalten Einzug hält, ist das Smart-Home, ein intelligent vernetztes Zuhause: Wenn das Licht per App gesteuert oder die Temperatur per Sprachbefehl geregelt wird, ist das vielfach nicht mehr nur eine nette Spielerei, sondern kann auf Dauer zu einem nützlichen Helfer werden, der viel Zeit für wichtige Dinge frei schaufeln kann. Wie das aussehen kann, zeigte SMV kürzlich mit einem Smart-Home-Bereich auf seiner Hausmesse: Hier konnten die Besucher per Sprachansage sogar einen virtuellen Kamin anschalten oder die Beleuchtungsfarbe ändern und es sich gemütlich machen. Und wer weiß: Vielleicht wird das Fenster im Office bald zur neuen Präsentationsfläche umfunktioniert oder der Kaffee per Sprachsteuerung in der Küche gekocht, während man die Kunden schon mal begrüßt – Letzteres demonstrierte SMV ebenfalls eindrucksvoll auf der Messe.
Die digitale Welt wird immer mehr in die analoge Welt eingebunden werden, da kommt niemand drum herum – Zeit also, sich dem Thema mal näher zu widmen, so, wie SMV es schon getan hat.
Text: Anna Köster