Desk Sharing

Während der Corona-Pandemie waren viele betriebliche Büros verwaist. Seit dem Ende der Homeoffice-Pflicht gestalten zahlreiche Unternehmen aus Kostengründen ihre Arbeitsflächen um. Beim sogenannten Desk Sharing sollen sich Mitarbeitende Tische teilen und selbst entscheiden, wo sie sitzen wollen. Damit Teams von den Desk Sharing Vorteilen profitieren, gilt es die Arbeitsplatzorganisation gut vorzubereiten.

Beeindruckende Vorteile durch organisiertes Teilen
Das Desk Sharing unterscheidet sich maßgeblich von der klassischen Sitzordnung in Büros. Mitarbeitende arbeiten nicht an festen Arbeitsplätzen, sondern nutzen die vorhandenen Arbeitsbereiche gemeinsam. Hat ein Teammitglied beispielsweise frei, macht Urlaub oder ist krank, bleibt der Schreibtisch nicht ungenutzt, sondern wird von anderen verwendet.

Die Desk Sharing Vorteile im Überblick:

• Kosten sparen
  Mit Desk Sharing können Unternehmen Kosten sparen, weil sich Angestellte jeden Tag aufs Neue auf die Suche nach einem Arbeitsplatz begeben und die vorhandenen Flächen tatsächlich nutzen. Die effektive Nutzung von Büroflächen ist der wirtschaftlich wichtigste Vorteil beim Desk Sharing. Mit der effizienten Arbeitsplatzorganisation benötigen Betriebe weniger Fläche und können ihre Ausgaben für Räumlichkeiten inklusive Energie- und Wartungskosten minimieren.
• Mobilität und Agilität
  Die Vorteile beim Desk Sharing umfassen sowohl das Reduzieren von ungenutzten Schreibtischen als auch den agileren Einsatz der vorhandenen Fläche. Durch Desk Sharing lassen sich frei gewordene Bereiche sinnvoll für andere Zwecke einsetzen wie beispielsweise gemütliche Lounges oder multifunktionale Meeting Points.
• Flexibilität und Informationsfluss
  Wer täglich den Arbeitsplatz wechselt, steht mit mehr Personen in Kontakt als bei der festen Platzbesetzung. Aus dieser Flexibilität ergeben sich weitere zahlreiche Desk Sharing Vorteile wie die Verbesserung der internen Kommunikation, eine intensivere Zusammenarbeit und eine höhere Produktivität.
• Kreativität und Innovationskraft
  Der Austausch über Abteilungen hinweg schlägt sich optimalerweise auch in puncto Kreativität nieder und fördert diese durch neue Einflüsse, denen Mitarbeitende täglich begegnen. Kommen Menschen aus verschiedenen Abteilungen zusammen und bündeln ihre Stärken, steigt die Innovationsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
• Mitarbeiterzufriedenheit, Employer Branding & Image
  Büros, die den Bedürfnissen und Erfordernissen bei unterschiedlichsten Aufgaben gerecht werden, können einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit haben. Ein durchdachtes Desk Sharing Konzept kann so die Arbeitgeberattraktivität steigern und die Talentsuche vereinfachen.
• Ergonomie zur Gesundheitsförderung
  Bei einer hochwertigen Büroeinrichtung trägt die mit Desk Sharing einhergehende Mobilität zur Ergonomie bei. Mitarbeitende können verschiedene Arbeitsplätze ausprobieren und das dynamische Sitzen lässt sich gezielt fördern. Das beugt Beschwerden wie Rückenschmerzen und Verspannungen vor.
• Desk Sharing: Vorteile für das Ökosystem
  Auch die Umwelt freut sich, wenn Unternehmen durch Desk Sharing weniger Platz benötigen und ihren ökologischen Fußabdruck mindern. Der Bedarf an Ressourcen sinkt und das kommt bei Arbeitssuchenden ebenso gut an wie bei Kundinnen und Kunden.

Erfolgreiches Desk Sharing organisieren: Die Vorbereitungen
Desk Sharing ist effizient, zumindest dann, wenn weiterhin viele Menschen von zu Hause arbeiten. Andernfalls kann die Rückkehr ins Büro schnell im Chaos enden und Desk Sharing Nachteile haben. Fehlt es an guter Vorbereitung, wirkt sich Desk Sharing schnell negativ auf die Produktivität und das persönliche Empfinden aus.
Damit Arbeitnehmer und Arbeitgeber den Umstieg gut meistern und die Desk Sharing Vorteile greifen, sollten sich Unternehmen vorher Gedanken machen, worauf es ankommt. Fünf Punkte, auf die Sie unbedingt achten sollten:

1. Arbeitsplätze identisch ausstatten
Damit alle überall problemlos arbeiten können, sollte jeder Arbeitsplatz über eine Dockingstation, einen Bildschirm und eine externe Tastatur verfügen. So kann jeder Mitarbeitende den eigenen Laptop problemlos anschließen und direkt mit der Arbeit loslegen. Auch Telefone können für die Grundausstattung wichtig sein.
Weil es verschiedene Arbeitsstile und Bedürfnisse gibt, werden viele Desk Sharing Arbeitsplätze mit individuellen Konfigurationen und in unterschiedlichen Größen angeboten.

2. Privatsphäre einrichten
Zuhause hat jeder die Möglichkeit, seinen Platz zum Arbeiten so zu wählen und zu gestalten, wie es einem selbst am besten gefällt. Beim Desk Sharing Schreibtisch im Büro braucht es eine allgemeingültige Organisation, die das produktive Arbeiten an den gemeinsam genutzten Möbeln erlaubt.

• Dass sich am eigenen Arbeitsplatz auch private Gegenstände befinden, ist nichts Ungewöhnliches.
• Damit Desk Sharing gelingt, sollte jeder Mitarbeitende Stauraum zur Verfügung haben, um privates Hab und Gut sicher lagern zu können, ohne andere damit zu behindern.
• Rollcontainer oder Spinde sind hierfür optimale Lösungen.

Dass die Tische vor dem Feierabend freigeräumt werden, ist eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing.

3. Rückzugsmöglichkeiten schaffen
Kleine Lounge- und Meeting-Zonen lockern die Arbeitsatmosphäre auf. So kann sich jeder bei Bedarf aus dem Trubel zurückziehen, um in Ruhe zu telefonieren oder Mails zu beantworten. Auch für kurze Meetings sind kleine Chill-Bereiche von Vorteil, denn sie fördern die Kreativität abseits der Schreibtische.
Empfehlenswerte Objektmöbel aus dem SMV-Sortiment:

• Wave:
  Diese Polstermöbel mit dem Siegel für „Geprüfte Sicherheit“ erlauben die Gestaltung kurviger Sitzgelegenheiten zum Zurückziehen. Mit hoher Rückenlehne, akustischer Wirksamkeit und Elektrifizierung schafft Wave alternative Sitzplätze zum Wohlfühlen.
• 90deegree (Design by my-n-my):
  Dieses Sofa verbessert ohne hohe Rückenlehne die Raumakustik im Desk Sharing Büro und begeistert mit höchstem Sitzkomfort. Perfekt als Loungesofa, das sich flexibel aufstellen und kombinieren lässt.
• Manhattan HighBack (Design by my-n-my):
  Dieses Loungesitzmöbel ist der ideale Begleiter für Open Space Büros und bietet sowohl zum Arbeiten als auch für Besprechungen und kurze Pausen Platz. Gemütliche Sitzecken lassen sich im Großraumbüro ebenso gestalten wie einladende Nischen oder Sitzinseln.

4. Clean Desk Policy:
Niemand möchte benutzte Kaffeetassen oder liegengelassene Unterlagen auf einem freien Schreibtisch vorfinden. Was also in der Kantine gilt, trifft auch auf den Arbeitstisch zu: Man hinterlässt ihn so, wie man ihn gerne vorfinden möchte. Klare Desk Sharing Regeln beziehungsweise Vereinbarungen müssen formuliert und für alle verbindlich sein.

5. Selbstorganisation:
Sich täglich neu zu organisieren, erfordert auch ein gewisses Maß an Selbstorganisation. Die Einführung von Desk Sharing kann einen guten Anlass bieten, um dieses Thema aufzugreifen und das Team diesbezüglich zu schulen. Davon profitieren langfristig nicht nur die Mitarbeitenden, sondern das gesamte Unternehmen.

Desk Sharing als Arbeitsmodell entwickeln
Möchten Betriebe das Desk Sharing organisieren, sind die Schulung und eine gezielte Einführung ebenso ausschlaggebend für den Erfolg wie die kontinuierliche Optimierung. Mit dem Feedback der Belegschaft lassen sich Verbesserungen an der Arbeitsumgebung vornehmen und gemeinsam ein produktivitätsförderndes Desk Sharing Konzept entwickeln.